Ko un kā vadītājiem komunicēt ar darbiniekiem pēc-krīzes laikā

Šobrīd ir ļoti grūti prognozēt, ko nesīs rudens. Vairāk nekā jel kad izjūtam nenoteiktību un nedrošību. Taču  šis ir ļoti labs brīdis, lai sarunātos ar darbiniekiem, komandām un kolēģiem par piedzīvoto krīzes laikā un gatavību potenciāli iespējamajai nākamajai krīzei.

1. Dialogs visa uzņēmuma ietvaros par jauno normālo

Šis, manuprāt, ir uzdevums nr.1 visos uzņēmumos un organizācijās – saruna par to, kas ir mūsu jaunais normālais stāvoklis. Jau tagad dzirdu, ka darbinieki vadītājiem jautā, vai varēs turpināt vismaz daļēji strādāt no mājām. Tāpat dzirdu, ka daļa vadītāju gaida to brīdi, kad varēs visu komandu atsaukt atpakaļ birojā, jo netiek galā ar vēlmi kontrolēt un mikromenedžēt. Tad nu lūk, šie ir jautājumi, kas jāatrisina. Ir laiks  diskusijai par to, kas tad būs mūsu jaunais normālais darba un komunikācijas formāts. Cik lielā mērā saglabāsim attālinātā darba režīmu, kurās situācijās vajadzīga darbinieka klātienes pārstāvniecība. Šie ir ārkārtīgi būtiski jautājumi, kas darbiniekam ļauj saprast, kas notiks tālāk.Iespējams, ir vērts apdomāt iekšējās aptaujas veidošanu, lai saprastu komandas nostāju un atrastu efektīvāko risinājumu gan darbiniekiem, gan uzņēmumam.
Taču jebkurā gadījumā, vai lēmumu vadītājs pieņem vienpersoniski vai konsultējas ar darbiniekiem, jāparūpējas par efektīvu komunikāciju par jauno normālo situāciju. Cilvēkiem tā ir jāizskaidro un jāpamato, jo, lai kā arī nebūtu, šī atkal ir pārmaiņu  situācija, ar kuru visiem kopā jātiek galā.

2. Mācībstundu izvērtēšanas laiks

Dabiskākā cilvēka reakcija, atceļoties ārkārtas stāvoklim, būtu atvieglojumā nopūsties  un mierināt sev ar domu: “Beidzot tas ir galā!” Taču labākais, ko vadītājs var darīt sava uzņēmuma, darbinieku un paša labā, ir apstāties uz mirkli, lai izvērtētu uzņēmuma darbības un vadības komunikācijas sniegumu krīzes/pārmaiņu laikā.Tas var būt vienkāršs pāris stundu darbseminārs, diskusija, kurā komanda mērķtiecīgi atbild uz svarīgiem jautājumiem: kā mums gāja ar komunikāciju un cilvēku vadīšanu  krīzes laikā? Kādas mācību stundas apguvām? Verbalizēt krīzes laika zaudējumus. Kādas stiprās puses par sevi atklājām? Ko izdarījām ļoti labi? Ko nākamā reizē varam darīt labāk? Kā labāk varam sagatavoties nākamajai krīzei? 
 
Kad šāda aktivitāte veikta un ir apkopotas domas, tad iesaku ar šo informāciju dalīties ar saviem darbiniekiem. Vēl lieliskāk, ja darbinieki ir iesaistīti arī pašā analīzes procesā. Ja uzņēmums liels un darbinieku skaits  neļauj organizēt klātienes diskusijas, iesaku izveidot pavisam īsu anketu ar jautājumiem, kas ļaus saprast, kā darbinieki novērtē notikušo  ārkārtas situācijas laikā.
 
Kāpēc šāda aktivitāte ir svarīga? Pirmkārt, tā dod iespēju komandai reflektēt, izdzīvot notikušo, dot savu novērtējumu. Otrkārt,  jo tā palīdz sagatavoties nākamajai potenciālajai krīzei. Ja mēs atbildam uz šiem jautājumiem un atbilžu fiksēšanas ietvaros arī nonākam pie sistēmas, kā varētu un vajadzētu komunicēt nākamajā krīzē, lai vēstījumi būtu efektīvi, darbinieki uztvertu vadības teikto un turpinātos produktīvs darbs, tas rada ietvaru citu krīžu efektīvai vadībai. Diemžēl novērojumi liecina, ka pēc-krīzes fāzē uzņēmumi vairāk pievēršas “sakopšanas” darbam, kas nozīmē, piemēram, uzņēmuma reputācijas atjaunošana, bet aizmirst, ka tieši šis ir brīdis sagatavot īsu sistēmas aprakstu reakcijai un rīcībai nākamajā krīzē.
Savukārt, ja uzņēmums tieši ārkārtas situācijas apstākļos ir piedzīvojis izaugsmi, šis brīdis ir  lieliska iespēja analizēt savu veiksmes stāstu un to komunicēt darbiniekiem visos līmeņos.
 
3. Mērķu un vīzijas komunikācija
Vēl viena svarīga lieta. Iespējams šajā laikā komanda ir pazaudējusi mērķa sajūtu un orientieri virzienam, uz kurieni ir jādodas. Varbūt uzņēmumam ir nācies apturēt īstermiņa plānus un tos aizvietot ar citām aktivitātēm, iespējams ir bijusi jātaisa reorganizācija, jāatbrīvo darbinieki vai jāsamazina izmaksas. Ja tas tā ir bijis, tad visticamāk vidēja termiņa mērķi ir koriģēti. Šis būtu īstais brīdis atgādināt darbiniekiem par uzņēmuma vīziju un fundamentālajiem mērķiem vai arī skaidrot, ka mērķi ir mainījušies un kā tas ietekmē katras struktūrvienības un darbinieku uzdevumus. Ja vadītājam ir zudusi pārliecība, ka visi ir “uz vienas lapas”, tad jāgādā par aktivitātēm, kas ļaus saprast, kāda ir situācija.
Šāda komunikācija atjaunos darbinieku saikni ar uzņēmuma mērķiem, ļaus “saslēgties” jaunam darba cēlienam un mērķtiecīgai uzdevumu izpildei.
 
4. Iekšējās komunikācijas plāns jaunajiem apstākļiem 
Organizāciju un uzņēmumu  vadītāji pēdējo mēnešu laikā gājuši cauri īsteniem iekšējās komunikācijas pārbaudījumiem. Veiksmīgāki bija un ir tie, kam attālinātais darbs, tehnoloģiju izmantošana un atvērta komunikācijas ar darbiniekiem bija kļuvusi par ikdienu vēl pirms ārkārtas stāvokļa. Pārējiem bija strauji jāpielāgojas. Šajā laikā iekšējās komunikācijas likumi  strauji mainījās. Tagad attālinātas sanāksmes, tikšanās, vebināri, šķiet kļuvuši par katra uzņēmuma ikdienu. Taču pēc krīzes fāzē ir īstais brīdis radīt iekšējās komunikācijas sistēmu visos organizācijas līmeņos, skaidri nosakot, kuros kanālos, kurš un ar kādiem vēstījumiem startēs arī turpmāk, lai darbiniekiem būtu pieejams gan organizācijas globālais konteksts, gan izpratne par savas komandas un sava darba jēgu un mērķiem.
Kā to paveikt? Iekšējās komunikācijas vadīšanas princips paredz skatīties uz šo funkciju vairākos līmeņos. Korporatīvajā līmenī plānojam kanālus, aktivitātes vēstījumus saistītus ar uzņēmuma vīziju, mērīem, vērtībām, kultūru, tātad, lielajiem jautājumiem. Starpstruktūrvienību līmenī piemeklējam kanālus un aktivitātes, lai stiprinātu sadarbību starp dažādu struktūrvienību vadītājiem un darbiniekiem. Trešajā līmenī plānojam, kā stiprināt komandas līderu vadīšanas un komunikācijas kapacitāti jaunajos apstākļos. Savukārt ceturtajā – projektu vadīšanas līmenī – piemeklējam kanālus un komunikācijas pieejas, kas ļauj projektu komandām efektīvi realizēt projektus noteiktajā laikā un apmērā.
Pie viena būtu vērtīgi atbildēt uz jautājumiem: Kādas komunikācijas prakses paturam  un kāpēc? No kurām atsakāmies un kāpēc?
 
5. Iedvesmojoši vēstījumi
Vai zinājāt, ka vēstījumam ir milzu spēks ne tikai, gatavojoties intervijām medijos, bet arī plānojot komunikāciju ar darbiniekiem? Komunikācijas profesionāļi  ir novērojuši, ka daudzi vadītāji gandrīz nemaz strukturēti negatavojas sarunai ar darbiniekiem, taču ārkārtīgi daudz laika un pūļu velta, lai precīzi nokomunicētu vēstījumus žurnālistiem, klientiem, partneriem.
Šis ir lielisks brīdis šo praksi koriģēt! Pirmkārt, iekšējās komunikācijas vadības galvenais stūrakmens ir skaidra, saprotama, atbilstoša vēstījuma sagatavošana savai komandai par uzņēmumam svarīgiem jautājumiem. Otrkārt, pēc-krīzes apstākļos ļoti svarīgs ir  vēstījuma tonis. Pašlaik  cilvēkiem vajadzīga iedvesma, atzinība un novērtējums. Labi strādās, piemēram,: “Mēs to kopā paveicām! Pārvarējām grūtības un kļuvām stiprāki!” vai “Paldies katram no jums par sapratni, atbalstu, idejām šajā izaicinājumu pilnajā laikā!”, “Es novērtēju Jūsu ieguldījumu!”, “Tikai kopā mēs varam virzīties uz priekšu un sasniegt savus mērķus!”.
Darbiniekiem ir vajadzīgs pozitīvs impulss un sajūta, ka novērtējat to, ka viņi kaut ko ir upurējuši biznesa vai organizācijas labā, piemēram, gājuši piespiedu atvaļinājumos, atteikušies no bonusiem vai piekrituši algas samazinājumam. To ir jāatzīst un par to jāpasaka paldies, ja šāda situācija uzņēmumā radusies.
 
6. Godīgi par nenoteiktību

Nav nekāds noslēpums, ka vārds “stabilitāte” mūsu ikdienas sarunās būs retums, jo viedokļu līderu vēstījumu tendencies norāda uz to, ka mēs nevaram paredzēt, kas būs pēc mēneša, trijiem, pusgada vai gada. Līdz ar to arī biznesiem būs jāsadzīvo  ar šo nenoteiktību. Tas nozīmē arī darbiniekiem.
Ārkārtīgi svarīgi, ka uzņēmuma vadība skaļi runā par apstākļiem, kuros nav iespējams cilvēkiem apsolīt stablitāti. Darbinieki ir pieauguši cilvēki un redz, kas notiek pasaulē. Lai viņi  nomierinātos un spētu produktīvi strādāt,  ir jāatrod veids, kā komunikācijā balansēt starp godījumu par neparedzamo un tiem vēstījumiem, kas ļauj sajust pamatu zem kājām. Piemēram, vadītājs var godīgi teikt: “Šobrīd ir grūti paredzēt, kā mums veiksies tuvākajā pusgadā, taču ticu, ka mēs kopā varam paveikt daudz!” vai “Mēs uzņēmuma vadībā darīsim visu, lai bizness būtu ilgtspējīgs un visi varētu justies droši! Taču mums vajadzīga jūsu iesaiste!”
 
7. Drošības komunikācijas atjaunošana

​Līdz ar ārkārtas stāvokļa atcelšanu, cilvēkus  varētu piemeklēt zināms atslābums attiecībā pret drošības pasākumiem. Tāpēc jau  tagad iesaku pārskatīt drošības pasākumus uzņēmumā un ar tiem saistīto komunikāciju. Atgādiniet darbiniekiem par personīgo un kolektīvo drošību jaunajos normālajos apstākļos. Izskaidrojiet ierobežojumus, kas paliek spēkā, kuri atceļas, bet kuri pievienojas. Nepieņemiet, ka cilvēki visu paši ir noskaidrojuši, sapratuši un rīkojas atbilstoši.  Īpaši gadījumos, kad liela daļa darbinieku atgriežas birojos, būtu jāparūpējas par skaidru komunikāciju, kā turpmāk viens ar otru sarunājamiem, tiekamies, cik bieži  vēdinām  telpas vai kāda ir kārtība, dodoties uz vietējo ēdnīcu.
 
Rezumējot, vēlos teikt, ka mēs šajā laikā esam iemācījušies par komunikāciju ļoti daudz, apguvuši  jaunas pieejas un aktīvi tās izmantojuši. Taču atceramies, ka esam cilvēki un mums ir vajadzīga nepastarpināta komunikācija, emocionāla saikne, lai justu iesaisti komandā vai uzņēmuma dzīvē kopumā.