Iekšējās komunikācija funkcija – kuram par to jāatbild? Kuram jāvada? (1.daļa)

​Jau gadu desmitiem pētnieku un praktiķu dienas kārtībā ir jautājums par to, kam tad īsti ir jābūt atbildīgam par iekšējās komunikācijas funkciju. Līdz šim brīdim nav vienota skatījuma un prakses, taču tieši šī iemesla dēļ uzņēmumi saskaras ar izaicinājumiem. Piemēram, 2016. gadā veicu pilotaptauju, kurā Latvijas profesionālajā vidē jautāju, kam būtu jāatbild par iekšējo komunikāciju uzņēmumā. Rezultāti apstiprināja starptautiskos pētījumos novēroto nevienprātības tendenci.

​Diemžēl šī neskaidrība arī noved pie slēptajiem konfliktiem un nevajadzīgas sacensības starp komunikācijas, mārketinga un personāla vadības funkciju īstenotājiem, jo uzņēmumos nereti nav noteiktas skaidras atbildības robežas. Turklāt laika gaitā esmu sapratusi būtisko atšķirību starp “būt atbildīgam” un “vadīt”. Kamēr mēs runājam par atbildību, viegli ir gribēt deķīti vilkt uz savu pusi, jo atbildības konceptā var arī nebūt iekļauta kustība, konkrēta darbība. Taču tad, kad atveras jautājums: “Kurš vadīs?” un “Kā vadīs”, tad funkcijas vadītāja loma iegūst pavisam citu jēgu. Ja kāds ir gatavs uzņemties vadīt, tas nozīmē stratēģiski plānot, ieviest, monitorēt, iesaistīt.
Šajā nodaļā vēlos piedāvāt skatījumu uz iekšējās komunikācijas kā funkcijas vadību uzņēmumā, atbildot uz trijiem jautājumiem: kam jābūt atbildīgam par iekšējo komunikāciju? Kuram uzņēmumā iekšējā komunikācija ir jāvada? Kā īstenot iekšējās komunikācijas funkcijas vadīšanu?

​Pētot praktiskus piemērus, pat rodas sajūta, ka iekšējās komunikācijas bieži kā apzināta un atzīta funkcija uzņēmumos nepastāv. Bet, ja nepastāv, kā to var vadīt? Turklāt no sistēmiskā skatu punkta raugoties, katrai funkcijai uzņēmumā ir jābūt noteiktai vietai un skaidram deleģējumam, lai tā varētu pildīt savu misiju. 

​Kāpēc par iekšējo komunikāciju vērts domāt kā funkciju?
Iekšējā komunikācija ir tāda pati funkcija kā personāla vadība, mārketinga vadība vai ārējās komunikācijas vadība. Šīm trijām parasti uzņēmumos ir skaidrs saimnieks, bet iekšējā komunikācija, lai arī formāli parasti ir Sabiedrisko attiecību daļas jautājums, nereti tiek īstenota reaktīvi, izkrītot no prioritāšu saraksta. Tāpēc uzņēmumi ar to mokās. Pētot praktiskus piemērus, pat rodas sajūta, ka iekšējās komunikācijas bieži kā apzināta un atzīta funkcija uzņēmumos nepastāv. Bet, ja nepastāv, kā to var vadīt? Turklāt no sistēmiskā skatu punkta raugoties, katrai funkcijai uzņēmumā ir jābūt noteiktai vietai un skaidram deleģējumam, lai tā varētu pildīt savu misiju. Vēl vairāk, ja kādai funkcijai nav iedot skaidra vieta un loma, pastāv augsts konflikta risks gan par sagaidāmajiem rezultātiem, gan to, kurš tad ir galvenais šīs funkcijas īstenošanā.
Līdz ar to ieguvēji ir tie uzņēmumi, kuri ir skaidri definējuši iekšējās komunikācijas funkcijas saimnieku, sniedzot šim cilvēkam pilnvaras funkcijas vadīšanai. Taču gadās arī situācijas, kad it kā ir atbildīgais par funkciju, bet iekšējās komunikācijas potenciāls netiek izmantots stratēģiskā līmenī.
 
Kurš ir atbildīgs par iekšējo komunikāciju uzņēmumā?
Uzskatu, ka atbildība par to, kāda ir iekšējā komunikācija uzņēmumā, jāuzņemas uzņēmuma vadītājam, taču tas nenozīmē, ka viņam pašam šī funkcija arī jāvada. Ko šajā gadījumā saprotu ar atbildību? Pieņemt, ka iekšējā komunikācija ir vadības funkcija, to uzņēmuma un darbinieku interesēs īsteno vadības grupa. Atbildība arī būtu saskatīt savu lomu iekšējās komunikācijas klimata veidošanā, skaidra apziņa, ka tikai no vadītāja atvērtības ir atkarīgs iekšējās komunikācijas stratēģiskuma līmenis.
Tāpēc pirms ķerties pie jautājuma, kuram to vadīt, vadības komandai ļoti skaidri jāfiksē sava vieta šīs funkcijas veiksmīgā īstenošanā.
Viens no veidiem, kā vadības komandai saprast, kāda ir viņu vieta un loma iekšējās komunikācijas sistēmā, ir izdiskutēt dažus svarīgus jautājumus, piemēram, kas mūsu uzņēmumam ir iekšējā komunikācija? Kāpēc mums tā ir svarīga? Kāds ir tās mērķis? Kāpēc mums jāveic ieguldījumi šajā funkcijā? Ko sagaidām kā rezultātu? Ko esam gatavi darīt, lai izdotos mērķi sasniegt?
Faktiski atbildes uz šiem jautājumiem ļauj ielikt pamatus tam, kāpēc uzņēmums veltīs resursus, lai šo jomu stiprinātu. Tad, kad uzņēmuma vadība ir pieņēmusi lēmumu, ka iekšējā komunikācija ir viena no prioritātēm, tad var spert nākamo soli, analizējot, kurš šo funkciju un kādā mērā veic šobrīd un kuram to vajadzētu veikt, lai iekšējā komunikācija kļūtu par stratēģisko ieroci.
Stratēģiskā ieroča spēks izriet no Gallup ilggadējiem starptautiskiem darbinieku iesaistes pētījumiem, kuros dati konsekventi tiek skaidroti caur iekšējās komunikācijas efektivitāti uzņēmumos. Turklāt pētījuma autori secinājuši, ka uzņēmumi, kuri vāji izmanto iekšējo komunikāciju cieš no zemas darbinieku iesaistes, kas savukārt rezultējas zaudējumos. Aprēķināts, ka neiesaistīta darbinieka produktivitāte krītas par 34%, kas uzņēmumiem var radīt zaudējumus vairāku simtu tūktošu un pat miljonu vērtībā. Tātad, iekšējās komunikācijas īstenošana stratēģiskā līmenī tieši ietekmē gan ieņēmumu, gan peļņas rādītājus.
Lai sāktu sarunu par to, kur organizācijā jāatrodas iekšējai komunikācijai, piedāvāju pašas izstrādātu mind map, kas atspoguļo visas tās zināšanas un kompetences, kurām būtu jāpiemīt cilvēkam, kas īsteno stratēģisku iekšējās komunikācijas vadību. Šajā attēlā var redzēt, cik daudz ir jāsaprot un jāprot profesionālim, kam jūs kā vadītājs šo funkciju deleģēsiet.
Pieņemot, ka tikai retajam var būt šādas superspējas, nonākam pie atziņas, ka iekšējās komunikācijas funkcija ir starpdisciplināra un tai ir vajadzīga īpaša vadības un koordinēšanas pieeja.