Darbinieki runā aiz muguras, vērpj intrigas un baumo! Ko ar to iesākt vadītājam?

​Sociālo tīklu sekotājs jautā: Kādu lomu komandas iekšējā komunikācijā spēlē runāšana aiz muguras? Vai vispār no tā var izvairīties un vai vadītājs var darīt kaut ko, lai to izslēgtu?
 
Šis jautājums ir ļoti plašs un to noteikti var aplūkot no dažādiem aspektiem, taču es piedāvāju redzējumu, kas balstīts komunikācijas konceptos un sistēmiskajā domāšanā, kas veido kopskatu uz iekšējās komunikācijas sarežģīto dabu. Un, jā, ieskicēšu dažas idejas, ko vadītāji var darīt ar neformālās iekšējās komunikācijas fenomenu.
​
Šī aizmuguriskā komunikācija, ko min jautājumu autore, būtiski ietekmē darba produktivitāti, iekšējo klimatu, formālās iekšējās komunikācijas iespējas skaidrot darbiniekiem notiekošo. Patiesību sakot, neformālai komunikācijai, kas ģenerē baumas un intrigas, kļūstot par ikdienu un stabilu organizācijas “līdzgaitnieku”, demoralizē kolektīvu un var novest pie uzticēšanās krīzes starp vadītājiem un darbiniekiem.

Tur, kur iztrūkst kvalitatīva, mērķtiecīga, regulāra un simetriska formālā iekšējā komunikācija dažādos organizācijas līmeņos, ir lieliska augsne baumām, intrigām, aizmuguriskām sarunām un spekulācijām. 

​Komunikācija kā vīnogulājs
Angļu valodā ir  jēdziens “grapevine communication”, kas apzīmē neformālu iekšējo komunikāciju organizācijā, kuras būtība ir vēstījuma nodošana bez acīmredzamas struktūras un skaidra virziena (Davis, 1953). Jēdziens ir ārkārtīgi sens un fiksēts, pateicoties Pilsoņu kara laika notikumiem un informācijas nodošanas sistēmām ASV. Latviski šo jēdzienu parasti lieto kā neformālo iekšējo komunikāciju vai baumu telegrāfu, taču precīzāk to būtu apzīmēt kā vīnogulāja komunikāciju, kas izriet no idejas, ka komunikācija organizācijā veidojas, pamatojoties uz tīklošanos (networking).
​
Pētījumi un prakse pierāda, ka vadītājiem, lai kā negribētos, ir jāpieņem, ka šis komunikācijas veids un kanāls organizācijā ir uz palikšanu. To nevar pilnībā izskaust, apcirst, atbrīvoties. Taču pastāv nianses, kas sekmē neformālās iekšējās komunikācijas kļūšanu par baumošanas, aprunāšanas un intrigu platformu, kļūstot par izšķirošu savstarpējās neuzticēšanās stūrakmeni starp vadību un darbiniekiem.

Maza atkāpe par  neformālās iekšējās komunikācijas dažādo dabu
Neformālā iekšējā komunikācija nav viengabalains jēdziens. 2013.gadā pētnieks Preivins publiskoja četru veidu neformālās iekšējās komunikācijas konceptu (bildē).

Visos gadījumos informācija plūst milzīgā ātrumā un var tikt pārveidota un izkropļota. Parasti informāciju, ko nodod neformālajos tīklos, ir saistīta ar vadības lēmumiem, gaidāmām pārmaiņām, kolēģu pieredzi, atlaišanām, jaunu amatu un struktūrvienību veidošanu utt.

Kā formālā komunikācija ietekmē neformālo?

Neformālās iekšējās komunikācijas attīstībai vislabākā barība ir vāji attīstīta formālā iekšējā komunikācija. Tur, kur iztrūkst kvalitatīva, mērķtiecīga, regulāra un simetriska formālā iekšējā komunikācija dažādos organizācijas līmeņos, ir lieliska augsne baumām, intrigām, aizmuguriskām sarunām un spekulācijām. Šis arī ir galvenais, kas vadītājam ir jāzina, lai mazinātu neformālo komunikācijas plūsmu – jāveido regulāra un atvērta iekšējā komunikācijas ar saviem darbiniekiem. Visus informācijas tukšos plankumus allaž aizpilda baumas un intrigas. Tāpēc stratēģiski vadītai iekšējai komunikācijai ir izšķiroša loma organizācijas ilgtspējā.

Savā profesionālajā dzīvē esmu pieredzējusi vairākus gadījumus, kad iekšējās komunikācijas vidē pirmo vijoli spēlē neformālā darbinieku komunikācija. Turklāt diemžēl mans secinājums – pamatā to izraisa paši vadītāji.
Tikai viens piemērs: organizācijā ievieš jaunu projektu, jautājot, kad beidzot varēs sākt to komunicēt darbiniekiem, vadītājs atbild, ka tad, kad būs 100% skaidrs, ka viss notiek. Tikmēr uzņēmuma ietvaros rotē dokumenti, kas apliecina projekta uzsākšanos, formējas projekta grupa, tiek organizēts izmēģinājuma process, turklāt tas notiek starp īpaši atlasītām darbinieku grupām. Bet formālajos komunikācijas kanālos kapa klusums. Loģiski, ka tad, kad vadītājs bija gatavs sākt sava īpašā projekta komunikāciju, visa organizācija jau zināja visu, kas viņiem bija jāzina. Šis ir tikai viens gadījums, kad pats vadītājs iedarbina baumu telegrāfu, tādu situāciju ir daudz.

Taču ir arī kāda labā ziņa. Pati par sevi neformālā iekšējā komunikācija nav ne laba, ne slikta. Vadītāju rokās ir arī instrumenti, kā neformālo iekšējo komunikāciju padarīt par, piemēram, pārmaiņu virzošo faktoru. Ja vadītāji zina, kas ir neformālās komunikācijas līderi, kur centrējas baumu telegrāfs un kāda ir komunikācijas ķēde, to kaut kādā mērā var kontrolēt, iepludinot vajadzīgos vēstījumus šajos kanālos.
 
Intrigas un aizmuguriskas sarunas kā kultūras pazīme
​
Vēl var novērot īpašu organizāciju kategoriju, kurā darbinieki dzīvo izteiktā “duncis mugurā” un intrigu vērpšanas un pašsaglabāšanās režīmā. Tās ir organizācijas, kurās neviens nevienam tā droši nevar uzticēties, jo nezina, kad viņa teiktais pavērsīsies pret viņu pašu. Šīs organizācijas es uzskatu par īpašām tā iemesla dēļ, ka šāda vide neveidojas ne vienā dienā, ne vienā mēnesī, ne gadā. Parasti tas ir stāsts par sistēmisku fenomenu, kas veidojies vairāku gadu vai pat gadu desmitu laikā.

Ja esat organizācijā, kur nekad nevarat par sevi justies drošs, jo pakāpšanās uz kolēģa pleciem, lai īstenotu savas intereses, ir ikdiena, riskēju apgalvot, ka tas ir vēsturiski iesakņojies modelis, kas radies kādā situācijā, kurā atklāta runāšana kādam darbiniekam/vadītājam ir dārgi izmaksājusi, piemēram, ar atlaišanu, izstumšanu, publiska sodīšanu. Iespējams, šis notikums ir bijis tik sens, ka neviens no esošajiem darbiniekiem to nav piedzīvojis, taču, ja ieklausās tajā, kā cilvēki runā par kādu vēsturisku vadības vai uzņēmuma dzīves posmu, ir iespējams konstatēt, kas radīja iespēju “palaist” darbinieku izdzīvošanas mehānismu, kas nostiprināja intrigu un neuzticēšanās kultūru, ko diemžēl nav iespējams mainīt ar klasiskajiem iekšējās komunikācijas instrumentiem.
​
Vēl viens vērtīgs jautājums, ko šādos gadījumos var uzdot: Kam sistēmā šāda kultūra (uzvedība) ir labs risinājums? Kam kalpo baumas, intrigas, nodevības un neformālās iekšējās komunikācijas plūsmas visās savās izpausmēs?

Ko vadītājiem darīt, lai neformālā komunikācija nekļūtu par problēmu?

• Veidot regulāru un caurspīdīgu komunikāciju;
• Nodrošināt kvalitatīvu atgriezenisko saiti;
• Būt par paraugu godīgai komunikācijai un cieņpilnām attiecībām;
• Sūtīt skaidrus signālus darbiniekiem, ka mūsu kultūrā nav pieņemama baumošana;
• Ja kultūra acīmredzami ir balstīta uz baumošanu un intrigām, meklēt sistēmiskus risinājumus, kas palīdz ieraudzīt, pieņemt un pāraugt;
• Izanalizēt neformālās komunikācijas līderus;
• Mērķtiecīgi izmantot neformālās komunikācijas kanālus uzņēmuma labā.