Iekšējās komunikācijas vadības perspektīvas dažādās struktūrvienībās (2.daļa)

​Iekšējās komunikācijas starpdisciplināro dabu aprakstīju iepriekš, taču, lai kāda būtu šī funkcija, kādam uzņēmumā tā ir jāvada, lai to varētu īstenot stratēģiskā līmenī. Stratēgiskuma galvenā izpausme manā izpratnē ir biznesa mērķu un iekšējās komunikācijas mērķu sinhronizācija.
Tādēļ piedāvāju apsvērt četras perspektīvas, kam varētu uzticēt iekšējās komunikācijas vadību, no kurām trīs jau šobrīd pastāv dažādos uzņēmumos, bet ceturtā vēl nav kļuvusi par izplatītu praksi. 

No tā, kur stabilizēsiet iekšējās komunikācijas funkciju, atkarīgs tās izpildījums un rezultāts.

PR/Komunikācijas vadības struktūrvienība
Vēsturiski iekšējā komunikācija, pamatojoties uz komunikācijas pētnieku atziņām un teorētiskajām nostādnēm, ir pievienota sabiedrisko attiecību jeb komunikācijas vadības struktūrvienībai. Pamatojums – iekšējo komunikāciju nevar atraut no ārējās. Komunikācijai jābūt vienotai un integrētai. Tā patiesi ir, BET nereti komunikācijas struktūrvienības galvenā prioritāte ir ārējo ietekmes pušu apkalpošana, kas noved pie tā, ka iekšējā komunikācija paliek reaktīvā līmenī brīdim, kad būs laiks. Tas nozīmē, ka organizācija piever acis uz stratēģijas neesamību un iekšējās komunikācijas nesasaisti ar biznesa/organizācijas mērķiem. Tā vietā par pašsaprotamu uztver iekšējo informatīvo kanālu apkalpošanu, pasākumu organizēšanu darbiniekiem, kas, protams, arī ir atbildīgs uzdevums, taču ne vienmēr šādai darbībai var likt vienādības zīmi ar stratēģiskumu.
​
Risinājums:
Iekšējās komunikācijas vadītājs, kas iekļaujas struktūrvienībā, bet, kam ir pilnvaras sinerģēt ar augstāko vadības līmeni un veidot iekšējās komunikācijas starpdisciplināro grupu. Taču šādā gadījumā ir ļoti jāuzmanās, lai netiktu pārkāpta kārtība, kurā iekšējās komunikācijas darbinieka tiešais vadītājs pazaudē savu stabilitāti spējā vadīt sev pakļautībā esošu darbinieku. Taču var arī pieņemt, ka šajā struktūrvienībā nav stratēģiskās vadības potenciāla un lūkot, kā šo funkciju stabilizēt citā vietā.

Nav vienas noteiktas pareizās vietas, kur atrasties iekšējās komunikācijas funkcijai. Katram uzņēmumam jāatrod savai kultūrai atbilstošākais risinājums.

Personāla vadības struktūrvienība
Gadu gaitā gan profesionālajā, gan akadēmiskajā vidē atvēries jautājums par to, kāpēc, lai iekšējā komunikācija neatrastos personāla vadībā. Patiesi tam ir sava loģika, jo personāla vadītāja misija ir darbinieki. Šādu soli var spert, bet jārēķinās, ka tas iekšējo komunikāciju var pārvērst par bonusu, labumu un atalgojuma popularizēšanas instrumentu, kas būtiski sašaurina funkcijas iespējas organizācijā. Turklāt kā atklājies dažādos pētījumos un praksēs, iekšējās komunikācijas stratēģijas veidošanā un ieviešanā vajadzīgas specifiskas zināšanas, kas tradicionāli personāla speciālistam vai vadītājam nepiemīt. Līdz ar to personāla vadītāji un speciālisti var būt lieliski partneri, bet ne iekšējās komunikācijas stratēģijas plānotāji.

Risinājums:
Nominēt atbildīgo personāla struktūrvienībā, kam piemīt izpratne par stratēģisku komunikācijas vadību, kas sinerģē ar komunikācijas un mārketinga speciālistiem iekšējās komunikācijas mērķu definēšanā un īstenošanā. Ja uzņēmums nolēmis, ka pietiks ar personāla vadības mērķu un uzdevumu komunikāciju darbiniekiem, tad iekšējās komunikācijas vadību var nodot arī šai struktūrvienībai, taču apšaubu, ka personāla speciālists varētu pārņemt komunikācijas vēstījumu veidošanu un kanālu uzturēšanu. Līdz ar to zūd loģika šo funkciju vadīt pozīcijas, kas nevar vajadzības gadījumā pildīt arī taktiskos uzdevumus.

Mārketinga struktūrvienība
Salīdzinoši nesen cīņā par iekšējās komunikācijas funkcijas vadīšanu iesaistījies mārketings. Praksē var redzēt, ka daudzi iekšējās komunikācijas vēstījumi tiek “iepakoti” tieši šajā vietā, taču, lai nodotu iekšējās komunikācijas funkcijas vadību šajās rokās, jābūt ļoti drošiem, ka organizācija ir gatava darbiniekus definēt kā klientus vai mārketinga vēstniekus. Konceptuāli tas ļoti maina iekšējās komunikācijas un darbinieku iesaistes mērķus. Fokusā ir mārketinga mērķi, nevis darbinieku vajadzības. Lai arī esmu iepazinusies ar  jēdzienu “iekšējais klients”, tas nerada stabilu pārliecību, ka mārketinga vadīta iekšējā komunikācija nekļūst par funkcijas mērķu īstenošanas rīku caur darbiniekiem.

Risinājums:
​Tāpat kā personāla vadības sektorā, arī šeit nominēt kādu, kas tur pulsu uz iekšējās komunikācijas mērķiem, gatavs iesaistīties to īstenošanā, kad nāk pieprasījums no iekšējās komunikācijas funkcijas vadītāja. Ja tomēr uzņēmums gatavs klientu pieejai, tad iekšējās komunikācijas vadītāju var integrēt kā mārketinga struktūrvienības daļu.

Iekšējās komunikācijas funkcija organizācijā nepieder nevienam. Par to ir atbildīgi visu līmeņu vadītāji, taču jābūt kādam, kurš procesu apzināti vada.

Starpdisciplināra struktūrvienība
Lai arī iepriekšējie trīs ceļi dod iespēju nostabilizēt funkciju vienā vietā, jāatzīmē, ka iekšējā komunikācija savā būtībā ir starpdisciplināra. Tā nevar darboties un tikt vadīta ar pilnu jaudu, ja tajā neiesaistās visu līmeņu vadītāji no dažādām struktūrvienībām. Tāpēc, pamatojoties uz jaunākajām teorētiskajām un praktiskajām atziņām – iekšējās komunikācijas vadītājs var nākt no jebkuras struktūrvienības, ja vien viņā ir spēja apvienot komunikācijas stratēģisko vadību ar biznesu un iekšējās vides monitoringu.
Vēsturiski organizācijas un uzņēmumi ir praksē ieviesušas agrīnās organizāciju dizaina teorijas, kuras paredzēja, ka katrai funkcijai ir sava struktūrvienība un vadītājs. Turklāt tieši šis viens vadītājs nodrošina visas funkcijas mērķu izpildi. Būtībā līdz pat šim brīdim daudzos uzņēmumos pamatā ir šī hierarhiskā sistēma. Taču 21. gadsimts ienesa jaunas vēsmas organizāciju teorijā un parādījās arī living organization (dzīvā organizācija) koncepts, kas atšķiras no organization as machine (organizācija kā mašīna), kas darbojās stingrās hierarhijas un organizācijas siļu (silos) kontekstā.
Būtībā mainoties vadības un uzņēmumu dizaina filozofijai, būtu jāmainās arī skatījumam uz dažādu funkciju izpildi. Piemēram, novērots, ka kvalitātes vadības joma nav tikai šīs funkcijas struktūrvienības uzdevums, tajā iesaistās visi, un tikai tad tā kļūst stratēģiska un veiksmīga. Tāpat būtu jābūt ar daudzām citām funkcijām, tajā skaitā iekšējās komunikācijas vadību.
Pilnīgi skaidrs, ka ne jau viens iekšējās komunikācijas vadītājs ir atbildīgs par to, lai attiecības ar darbiniekiem veidots, pamatojoties uz cieņu, savstarpēju sapratni un godīgumu. Tajā jāiesaistās gan uzņēmuma vadītājiem, gan struktūrvienību vadītājiem. Lai to padarītu stratēģisku, iekšējās komunikācijas vadītājam, ir jābūt vienam no vadības komandas un jāatrodas pie lēmumu pieņemšanas galda. Viņam ir jāsaprot, kā iekšējā komunikācija var palīdzēt biznesam augt.

​
Ko starpdisciplināra iekšējās komunikācijas struktūrvienība praktiski nozīmē?
Organizācija nominē iekšējās komunikācijas vadītāju – tas ir cilvēks, kurš spēj operēt ar jēdzieniem “bizness”, “stratēģija”, “komunikācija”, “darbinieki”, “kultūra”, “pārmaiņas”. Rekomendēju šo darbinieku stuktūrā paredzēt tiešā pakļautībā uzņēmuma/organizācijas vadītājam. Tam ir divi galvenie iemesli. Pirmkārt, tādā veidā iekšējās komunikācijas vadītājs ir regulārā kontaktā ar uzņēmuma vadītāju un stratēģisko kontekstu. Otrkārt, tiek izslēgtas varas spēles starp komunikācijas, personāla un mārketinga vadītājiem, liekot kādam no malas viņus savienot kopīgam mērķim.

Iekšējās komunikācijas vadītājam uzņēmuma vadītājs dod  pilnvaras veidot starpdisciplināru grupu. Šo grupu uzņēmuma vadītājs leģitimizē ar iekšēju dokumentu, kas visa uzņēmuma darbiniekiem dod skaidru signālu par iekšējās komunikācijas vadītāja un pārējo iesaistīto pilnvarām un uzdevumiem. Iekšējās komunikācijas vadītāja uzdevums ir vadīt grupu, esot galvenajam stratēģijas plānotājam, izstrādātājam, ieviesējam kontrolētājam. Taču vēl svarīgāka ir spēja ar kolēģiem vienoties par mērķiem, stratēģiju un veidu, kā tā kopīgiem spēkiem tiks īstenota.

Šajā modelī kāda būtiska nianse – grupā jābūt iesaistītam arī uzņēmuma vadītājam. Viņam nav jābūt katrā tikšanās reizē klāt, bet viņam idejiski ir jāpieņem, ka iekšējā komunikācija ir viņa instruments un ka grupa ir viņa palīgi, lai to īstenotu. Taču pati īstenošana būs atkarīga no viņa paša, jo iekšējā komunikācijā visu nosaka tas, ko dara vadītājs – kādu attieksmi prezentē, kā runā, ko saka, kā uzvedas. Un pat vislabāk izstrādāto stratēģiju var nograut viens vadītāja pateikts vai nepateikt vārds.