Kā novērst iekšējās komunikācijas pārslodzi?

Kāda mana kliente jautā, kā panākt, lai lielais ziņu apjoms, kas darbiniekiem tiek piedāvāts iekšējās komunikācijas kanālos, tiktu izlasīts? Sarunas laikā sapratām, ka darbinieki piedzīvo komunikācijas pārslodzi, un tas rezultējas informācijas ignorēšanā. Es to saucu par “atslēgšanos”. Tā var būt apzināta un neapzināta, taču rezultāts ir viens – darbinieks pārstāj uztvert informāciju, ko vadība piedāvā kā svarīgu.
Arī starptautiski pētījumi atklāj, ka arvien vairāk uzņēmumu vadītāju saskaras ar darbinieku informācijas pārslodzes fenomenu. Vadība vēloties uzlabot iekšējās komunikācijas praksi, arvien vairāk dalās ar informāciju, piedāvā arvien jaunus informācijas kanālus, informācijas glabāšanas vietas, kas, izrādās, darbiniekos rada paaugstinātu stresu un pazemina produktivitātes līmeni.

Pirms laika jautājot Linkedin lapas sekotājiem, kā viņi domā, vai komunikācijas uzņēmumā var būt par daudz,  79% atzinuši, ka tiešām tās var būt par daudz. Un man jāpiekrīt! Tāpat kā daudz citās lietās, spēks ir mērenībā un balansā, taču tehnoloģiju laikmetā, kad kanālu iespējas pieaug teju katru dienu, šo balansu noturēt ir ļoti grūti.

​Kas pamatā veido komunikācijas pārslodzi?

1. Informācija korporatīvajos kanālos – kā jau tehnoloģiju laikmetā pienākas, mēs vadības vēstījumus “iepakojam” intranetā, iekšējos sociālajos tīklos un platformās, mobilajās aplikācijās, sūtam e-pastos. Ja šajos kanālos informācija papildinās katru dienu, vai darbiniekam ir paredzēts laiks dienas ietvaros, kad lasīt, klausīties, skatīties? Un, ja ir ieslēgts “notification” režīms, vai katru reizi publicējot jaunu ziņu, mēs gaidām, kad darbinieks atrausies no darba, lai izlasītu, kas sakāms vadībai?
2. E-pastu sarakstes – vadot komunikācijas mācības arvien biežāk dzirdu par “pārlādētājiem” e-pastiem, kuros ienāk milzīgs apjoms uzdevumu, pieprasījumu, kontekstuālu vēstījumu, turklāt e-pasti rakstīti gari un prasa laiku, lai tajos iedziļinātos. Arī starptautiskajā darba vidē e-pastu pārslodze cilvēkos rada spriedzi, jo nav iespējams apstrādāt to informācijas apjomu, kas ienāk.
3. Nebeidzamas sapulces – vai jums ir bijusi sajūta, ka sapulču ir par daudz un to rezultāts ir nekāds? Sanāksmes kā iekšējās komunikācijas uzlabošanas mehānisms ir ieguvušas savu popularitāti jau sen, taču, ja darbiniekiem pārslēdzoties no vienas sanāksmes uz otru, neatliek laika sava darba paveikšanai darba dienas ietvaros, tad ir skaidrs, ka ir jāpārskata šī komunikācijas rīka izmantošana.
4. Dokumentu aprites apjoms – šis ir vēl viens no komunikācijas pārslodzes aspektiem. To darba vides pētnieki šobrīd izceļ kontekstā ar novērotajām praksēm uzņēmumiem izmantojot dažādus “mākoņu” risinājumus. Novērota tendence rasties haosam, jo nav vienas noteiktas vietas, kur uzglabājas visa darbam nepieciešamā informācija. Tāpat arvien biežāk novērota nespēja nokontrolēt aktuālākā dokumenta versiju, kas rada pārpratumus un pazemina darba kvalitāti.

Lai uzņēmums izvairītos no darbinieku komunikācijas pārslodzes, centrā būtu jābūt nevis tam, ko vadībai vajag pateikt, bet, ko darbiniekiem svarīgi dzirdēt!

Kā samazināt komunikācijas pārslodzi?
Piedāvāju dažus risinājumus, lai palīdzētu darbiniekiem un sev pašiem normalizēt komunikācijas plūsmu un procesu uzņēmumā.

1. Pārskatīt korporatīvās informācijas nodošanai paredzētos kanālus: vai informācija dažādos kanālos nepārklājas? Vai visiem jāizmanto visi kanāli? Kuri ir darbinieku populārākie kanāli? Nepopulāros izslēgt.
2. Kontrolēt informācijas apjomu, kas nav saistīts ar tiešo darba pienākumu veikšanu: vadības grupai var likties, ka viss ir ļoti svarīgs, un tāpēc tam jābūt pieejamam darbiniekiem. Tomēr ieteicamās korporatīvās ziņas intensitāte ir viena ziņa dienā. Turklāt tā strādās tikai tad, ja būs piemērota konkrētai darbinieku grupai, ko vēlaties uzrunāt.
3. Izstrādāt komunikācijas ritmu (nolemt, kāda tipa informācija/komunikācija, kuros kanālos un ar kādu regularitāti darbiniekiem tiks piedāvāta).
4. Kad jārada vēstījumi darbiniekiem, pārliecināties, ka tie veidoti no pozīcijas: Kāpēc darbiniekam to svarīgi uzzināt? Ko mēs gribam, lai viņi ar šo informāciju dara? Pirms ziņas publicēšanas padomāt, kam tā ir vairāk svarīga – vadībai, kurai vajag pateikt vai darbiniekiem, kuriem šo svarīgi dzirdēt? Ja iekšējā komunikācijā domājam par darbinieka pieredzi, tad pārslodzi iespējams mazināt ļoti strauji.
5. Pārskatīt sanāksmju organizēšanas praksi. Oficiāli limitēt sanāksmes laiku organizācijā. Sanāksmes organizēt pēc GROW principa (mērķis, esošā situācija, iespējas, tālākie soļi).
6. Vienoties par vadlīnijām e-pastu izmantošanā. Piemēram, viens no principiem: pirms raksti e-pastu, pārliecinies, ka produktīvāk nav vienkārši piezvanīt kolēģim.

Raksta sagatavošanā izmantotais avots: https://www.clarizen.com/game-productivity-communications-overload/?cn-reloaded=1