Ritms svarīgs mūzikā, dejā un arī iekšējā komunikācijā

​Pārsvarā esam raduši domāt kategorijās “vēstījums” un “kanāls”, turklāt pēdējā laikā priekšplānā izvirzījies jautājums, kādus kanālus labāk lietot, lai sasniegtu darbinieku, neatkarīgi no tā, kur viņi strādā. Tomēr vēlos vērst uzmanību, uz to, ka kanāls pats par sevi nevar atrisināt ne informētības, ne iesaistes, ne iedvesmas, ne komandas sajūtas jautājumu.
​
Lielā mērā to rada iekšējās komunikācijas vēstījumi, aktivitātes un to īstenošanas ritms. Ko es domāju ar vārdu “ritms”?  Tas, cik regulāri un ritmiski mēs kaut ko vēstām saviem darbiniekiem vai veidojam iesaistes aktivitātes.  Nu piemēram, vai darbinieki var paļauties, ka reizi nedēļā visa gada garumā noteiktā dienā pa noteiktu kanālu, no konkrēta vēstījuma devēja saņems noteikta veida vēstījumu?

Jautāsiet, kāpēc tas ir svarīgi? Manuprāt, noslēpums tajā, ka darbinieki zinot šo ritmu, var paļauties uz informācijas plūsmu. Tā veidojas uzticēšanās iekšējās komunikācijas procesam, kas ļauj  efektīvāk sasniegt dzirdīgas ausis un panākt to, ka darbinieki atsaucas vadības aicinājumiem kaut kam pievērst uzmanību, kaut kādā veidā rīkoties  vai domāt.

Līdzīgu tēzi izteikusi Pamela Mounter “Kad komunikācija labi darbojas, tad cilvēki tiek rosināti teikt to, ko viņi domā par informāciju, kas viņiem ir pasniegta, un viņi redz, ka tam, ko viņi saka, ir nozīme. Kad cilvēki redz, ka vadība reaģē uz viņu atgriezenisko saikni, process iegūst uzticamību.”

Tādēļ ir svarīgi, ka organizācijas līmenī mēs sadalām vēstījumu un aktivitātes laika vienībās, izvērtējot, kas ir tā informācija, ko  piedāvāsim reizi dienā vai nedēļā, mēnesī, ceturksnī, pusgadā vai gadā. Par pašmērķi gan nav jāuzliek vajadzība kaut  ko teikt katru dienu, taču  situācijā, kad notiek  straujas, radikālas pārmaiņas vai organizācija iet cauri krīzei, tieši informācija reizi dienā noteiktā pulksteņa laikā ir ļoti  efektīva pieeja.

Kā saprast, ko un kad teikt?

•  Vīzijas, mērķu, progresa jautājumus komunicējam un diskusijas organizējam reizi mēnesī, ceturksnī, pusgadā vai gadā, atkarībā no organizācijas specifikas.
• Reizi  mēnesī vai ceturksnī iesaistes pasākumi, kas ļauj darbiniekiem dot pienesumu kādā aktivitātē, projektā vai kopējo mērķu sasniegšanā.
• Reizi nedēļā  un mēnesī nozīmīgākās aktualitātes, projekti.
• Reizi dienā noteiktā laikā aktuālais radikālu pārmaiņu  vai krīzes laikā.

​Rezumējot vēlos arī teikt, ka komunikācijas ritms gan nomierina informācijas saņēmējus vai iesaistītos, gan rada kārtību viņu darba procesā, jo nav lieki jānovērš uzmanība no darba, lai  izlasītu kārtējo e-pastu vai saņemto paziņojumu iekšējos tīklos, kas nav tieši saistīts ar darba izpildi. Cilvēki pierod, ka noteiktā veidā, noteiktā laikā viņi saņem to, kas ir svarīgs, lai sajustu kopējo kontekstu, būtu “uz vienas lapas” ceļā uz vīzijas un mērķu sasniegšanu, atpūstos vai iesaistītos.

Vizualizācijas autore Katrīna Zelicka